MUSICHOEUR

ACADEMIE DE CRETEIL

Rectorat, 4 rue Georges Enesco
94010 CRETEIL Cedex

REGLEMENT INTERIEUR Voté à l’Assemblée Générale du jeudi 3 octobre 2005. Toute personne adhérente à l’association Musichoeur doit veiller à l’application de ce règlement intérieur.

I - CALENDRIER DES ACTIONS ET RENCONTRES DANS L’ANNEE SCOLAIRE :

DATES :OBJETS :

SEPTEMBRE Premier CONSEIL D’ADMINISTRATION (ordre du jour) Fixer en commun le calendrier annuel des réunions. Présentation des différents projets. Coordonnateurs : réservation ou confirmation des salles de concert, montage des dossiers pour les demandes de subventions Etat-Régions-Départements- Communes du lieu de spectacle ou privées si l’assemblée générale le décide.
NOVEMBRE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (ordre du jour, pouvoirs joints à la convocation en cas d’absence ; un seul pouvoir par membre) Bureau : envoi des appels de cotisation. Bureau : contrat d’assurance des spectacles pour l’année scolaire et adhésion à la Fédération Nationale des Chorales Scolaires, si elle a été validée par l’assemblée générale. Examen des demandes d’intervenants dans l’année scolaire en cours, sur présentation de devis.
MI-FEVRIER Deuxième CONSEIL D’ADMINISTRATION (ordre du jour) REUNION DES COORDONNATEURS ET DE L’IPR-IA DE CRETEIL Mise à plat des projets et des problèmes rencontrés,fixer les dates et lieux de spectacles, centralisation des invitations à tous les spectacles, expédiées à tous les "officiels"( recteur, chefs d’établissement, maires, structures culturelles et politiques département-région ...), Valider le budget prévisionnel des dépenses pour les spectacles, sur présentation de devis. Bureau : envoi des rappels de cotisation.
DEBUT AVRIL Finalisation des projets. Mise en place du prêt de matériel. Formation musichoeur si possible, participation d’un intervenant extérieur. UN MOIS AVANT Coordonnateurs : déclaration du ou des spectacles à la SACEM, et envoie de LES CONCERTS la photocopie au siège de Musichoeur, déclaration indiquant l’accord avec la Fédération Nationale des Chorales Scolaires, 110 rue de Grenelle 75 007 PARIS SP, et l’adresse de l’association pour le retour direct des droits au siège de l’association. _
A l’ISSU de la REUNION-BILAN des concerts annuels. DERNIER Bureau : règlement des recettes (billetteries) et des factures. CONCERT Réception des droits SACEM au siège de l’association, qui se charge de les envoyer à la Fédération des Chorales Scolaires. Fixer la date de la rencontre de septembre, choisir le programme vocal et/ou instrumental de l’année suivante, et envisager les intervenants pour l’année scolaire suivante. _
DANS L’ANNEE Coordonnateurs : 3 rencontres autour de chaque coordonnateur pour l’organisation et la mise en oeuvre des spectacles.
II - CADRE DE L’ACTION ASSOCIATIVE : L’aide de l’association concerne des projets regroupant au moins deux établissements. 1) Priorité est donnée aux Concerts Académiques qui sont à l’origine de la création de Musichoeur. 2) Son action peut s’étendre à d’autres projets musicaux impliquant des établissements scolaires mais dans la limite définie lors de l’assemblée générale ordinaire : pour les demandes extérieures aux concerts académiques un fonds "extension" est voté chaque année au vu du résultat de l’exercice précédant, sur proposition du bureau. Les demandes sont examinées lors du premier ou du deuxième conseil d’administration. En cas de reliquat du fonds "extension", il est reversé dans le budget général pour l’exercice suivant.
III - COMPLEMENT AU FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION : _
1) Précision du rôle des membres du bureau : Le ou la président(e) : suit le bon fonctionnement de l’association, reçoit les suggestions des adhérents à l’association, oriente les débats, présente le rapport moral. Le ou la secrétaire : reçoit et redistribue le courrier de l’association, suit le prêt du matériel de l’association, rédige les rapports des réunions (Conseil d’administration, Assemblée générale, autres...), constitue des bilans traçant la vie de l’association. Le ou la trésorier(e) : tient les comptes de l’association, présentés à l’assemblée générale à la fin de chaque exercice, avec le rapport financier. Le ou la vice-président(e), le ou la secrétaire-adjoint(e), le ou la trésorier(e) adjoint(e) suppléent et aident les précédents. _
2) Gestion de la trésorerie : Frais de fonctionnement : les membres du bureau font parvenir au trésorier les factures et reçus en précisant l’objet de la dépense (frais d’envois, fournitures,...) et l’intitulé "Bon à payer" suivi de leur signature, et mandatent le ou la secrétaire pour les frais de fonctionnement lors du premier conseil d’administration. Factures : pas de ticket de caisse, toute facture (inscrite dans le budget prévisionnel des dépenses du mois de mai) doit faire apparaitre outre le créancier, le nom du coordonateur et le détail de la dépense. Informatisation : les comptes doivent distinguer les subventions afférentes à chaqu’un des 3 départements de l’académie de Créteil (Seine-Saint-Denis, Seine-et-Marne et Val-de-Marne). Retard de cotisation : tout adhérent n’ayant pas cotisé et n’ayant pas régularisé sa situation lors de l’assemblée générale ne pourra participer aux votes de celle-ci et recevra un rappel de cotisation. Fond de roulement : le bureau veillera à préserver ce fond lors du budget prévisionnel. _
3) Dépenses engagées par l’association : Devis : toute dépense à engager par l’association (locations, embauches, décors, costumes, ...) doit être votée par le Conseil d’administration lors du budget prévisionnel du mois de mai, sur présentation de devis. Embauche de personnels extérieurs : l’association ne peut plus faire appel aux intermittents du spectacle (paiement par vignettes). Les coordonnateurs ne doivent pas faire appel à du personnel sous forme de Contrat à Durée Déterminée. S’ il est nécessaire de faire appel à des professionnels du spectacle, il faudra préférer des organismes ou des structures associatives qui gèrent entièrement l’embauche des personnels intervenants et présentent une facture à l’association. Dans le cas inévitable d’un CDD, le président prend en charge la déclaration unique d’embauche et la réouverture de tous les dossiers "charges sociales" (Urssaf, Assedic, Griss, charges patronales,...) dès que le conseil d’administration vote en ce sens. Frais de transports d’élèves : l’association n’aide pas les établissements scolaires, les frais de déplacements restent à la charge des établissements (activités péri-éducatives). Privilégier les regroupements d’établissements proches, également les moyens de transport mis à disposition par les communes, et éventuellement les transports en commun après accord du chef d’établissement. _
IV - BILLETTERIE DES SPECTACLES : L’association peut réaliser pour son bon fonctionnement 6 spectacles par an, dont les recettes ne sont pas assujetties à la TVA. La gratuité serait préférable mais des subventions peuvent faire défaut d’une année sur l’autre d’où la nécessité des entrées. Plateau à l’entrée : il est possible dans le cas de la gratuité complète. Vente de programme : le prix de vente des programmes doit couvrir les frais d’impressions et tenir compte du prix d’entrée ; les sommes récoltées figurent dans la comptabilisation finale. Prix d’entrée : le montant modéré des entrées est fixé par le conseil d’administration et peut varier d’un département à un autre. Les tarifs réduits étant souvent incontournables, il est nécessaire de prévoir dans ce cas une double billetterie, mais à éviter le plus possible en raison de sa complexité. Invitations : faites par le Rectorat ou par l’association (décision prise mi-février), toutes les invitations doivent être comptabilisées précisément et signaler la mise à disposition du billet à l’entrée, en présentant l’invitation le soir du spectacle. Un nombre de billets correspondant indiquant "Invité" sont gardés à l’entrée. Gratuité : le conseil d’administration peut décider pour certains spectacles de la gratuité pour les jeunes ; un billet doit leur être délivré à l’entrée (inscrire "Gratuit" sur la souche). Fonctionnement : -chaque coordonnateur estime le nombre d’entrée pour le conseil d’administration du mois de mai et le bureau fournit les tickets à souches. -le nombre de billets ne doit pas dépasser la capacité de la salle. -les coordonnateurs distribuent les billets aux professeurs, en prenant soin de noter les numéros de billets par professeur. -les professeurs vendent les billets en conservant la souche (donner les deux premières parties), si possible quand l’élève apporte le chèque à l’ordre de "Musichoeur", pas d’espèces. -le coordonnateur désigne un responsable de la billetterie avant le spectacle (lui ou un autre). -la billetterie à l’acceuil du public encaisse en chèque ou en espèces, et donne un billet "Invité" aux invités, "Gratuit" aux jeunes répondant aux conditions, tout en gardant la souche. -deux personnes contrôlent le public avant l’entrée dans la salle, et conservent les contrôles. -à la fin du spectacle, le soir même, la comptabilisation doit être faite et signée par le responsable de la billetterie et une tierce personne. Voir l’exemple de comptabilisation en annexe. Toutes les souches, les contrôles et les recettes (chèques et espèces) sont conservés et remis au trésorier ou à un membre du bureau au plus tard lors de la réunion-bilan fin juin. _
V- MATERIELS : Acquisition de matériels : dès que la trésorerie le permettra sur les excédents de recettes, l’achat de matériels (sonorisation, lumières,...) pourra être décidé par le conseil d’administration. Assurance : le matériel fera l’objet d’un contrat d’assurance pour tous les spectacles de l’année. Lieu de dépôt : un inventaire du matériel est tenue à jour, précisant le lieu de dépôt du matériel (collège, professeur, particulier,...). Prêt : il est accordé lors du conseil d’administration (par vote si plusieurs demandes à la même date) uniquement aux coordonnateurs de l’association, qui sont responsables du matériel qu’ils empruntent et qui informent le secrétariat des références de l’emprunteur, des dates de sortie et de retour.